不在着信はすべて同じように、留守番電話の応答メッセージで終わります。会議中に見込み客から電話がかかってきたときも、営業時間外に顧客から連絡があったときも、患者が予約を入れようとしているときも、次に相手が耳にするものが、第一印象を決める唯一のチャンスです。これらの文例は状況別に整理されています。状況に合ったものを見つけ、角括弧内を埋めれば完了です。
→ どのタイプがご自身の状況に合うかわからない場合は、留守番電話の応答メッセージとは？で、6つのタイプすべてを文脈とともに解説しています。
TL;DR
収録されている文例 | 状況別に整理された30以上の文例 |
対象となる状況 | 営業時間中・営業時間外・不在時・休暇中・営業用・業界別・部署代表・短い応答メッセージ |
優れた応答メッセージに含まれる要素 | 氏名、電話に出られない旨、折り返し電話の具体的な時間帯、残してほしいメッセージ内容、必要に応じた緊急連絡先 |
理想的な長さ | 60～80ワード（約20秒） |
使い方 | いずれかの文例をコピーし、[角括弧]内を埋め、自分で録音するか、無料のAIジェネレーターに貼り付けます |
営業時間中の留守番電話メッセージ文例
営業時間中の応答メッセージには、電話が正しい相手にかかっていることを確認し、いつ返信がもらえるかを正確に伝えるという1つの役割があります。ほとんどの企業は確認の部分は正しく行いますが、時間軸で失敗しがちです。「できるだけ早く折り返しお電話します」というのは時間軸ではありません。これは、電話をかけてきた人が自分でその空白を埋める（通常は疑念で）ことになる、答えになっていない答えです。「本日午後5時までに」や「1営業日以内に」といった具体的な折り返し時間帯を伝えることが、標準的な応答メッセージを最も改善する唯一の変更点です。トーンは業界に応じてフォーマルから温かみのあるものまで様々ですが、構成は同じです。
1. 標準的なプロフェッショナル向け
「[会社名]の[氏名]です。ただいま電話に出ることができません。お名前、お電話番号、ご用件を簡単にお話しください。1営業日以内に折り返しご連絡いたします。ありがとうございます。」
2. 具体的な折り返し時間帯を入れる場合
「こんにちは、[会社名]の[氏名]です。ただいま席を外しておりますが、すべてのお電話に[本日午後5時まで／終業時まで]に折り返しご連絡いたします。お名前、お電話番号、ご用件をお残しください。後ほどご連絡いたします。」
3. メールへの誘導オプションを入れる場合
「[会社名]の[氏名]です。ただいま電話に出ることができません。お急ぎの場合は、[メールアドレス]でもご連絡いただけます。それ以外の場合は、お名前とお電話番号をお残しください。1営業日以内に折り返しお電話いたします。」
4. 温かみのある中小企業向けのトーン
「もしもし、[会社名]の[氏名]です。お電話に出られず申し訳ありません。お名前とお電話番号をお残しいただければ、本日中に折り返しご連絡いたします。お急ぎの場合は、この番号にテキストメッセージをお送りいただいても結構です。」
営業時間外の留守番電話メッセージ文例
営業時間外の応答メッセージは、電話をかけてきた人が、あなたが退社したのか、週末で休業なのか、単に電話に出られないだけなのかわからない、という特定の問題を解決します。この応答メッセージの役割は、その曖昧さを即座に取り除くことです。営業時間を伝え、いつ返答するかを述べます。医療、法律、不動産の緊急事態など、時間的制約のある業界の場合は、緊急時の代替連絡先を含めましょう。営業時間外に電話をかけてくる人は、問題解決モードにあることが多いです。彼らの疑問に素早く答える応答メッセージは、そうでないものよりも辛抱強く待ってもらえます。
5. 営業時間を述べたシンプルな営業時間外メッセージ
「お電話ありがとうございます。[会社名]です。当社の営業時間は[月曜日から金曜日の午前9時から午後5時まで]です。現在は営業時間外です。お名前とお電話番号をお残しください。翌営業日に折り返しご連絡いたします。」
6. 緊急連絡先を入れる場合
「[会社名]の[氏名]です。ただいま事務所は閉まっております。緊急の場合は、[担当者名]（電話番号[電話番号]）までご連絡ください。それ以外の場合は、お名前とお電話番号をお残しいただければ、[明日の朝一番／月曜日の朝一番]に折り返しご連絡いたします。」
7. 週末休業の場合
「[会社名]にお電話いただきありがとうございます。当社は週末は休業しており、[月曜日]の[午前9時]に営業を再開いたします。お名前、お電話番号、簡単なメッセージをお残しいただければ、営業再開後に折り返しご連絡いたします。」
オフィス不在時および休暇中の留守番電話メッセージ文例
オフィス不在時の応答メッセージと通常の営業時間外メッセージの決定的な違いは、具体性です。「オフィスを不在にしております」というメッセージをそれ以上の情報なしに聞いた人は、何も有益な情報を得られません。明日戻るのか、3週間後なのかがわからないのです。すべてのオフィス不在時応答メッセージには、復帰日を入れる必要があります。数日以上の不在の場合は、代替の連絡先も必要です。なぜなら、待てない人もいるからです。目標は、電話をかけてきた人に、あなたを待つか、今すぐ他の誰かに連絡するかという明確な判断材料を提供することです。
8. 復帰日を入れた標準的なオフィス不在時メッセージ
「[会社名]の[氏名]です。[日付]までオフィスを不在にしており、メッセージの確認が難しくなります。お名前とお電話番号をお残しいただければ、[日付]に戻り次第、折り返しご連絡いたします。お急ぎの件につきましては、[担当者名]（電話番号[電話番号]）までご連絡ください。」
9. 同僚への転送
「お電話ありがとうございます。[あなたの名前]です。恐れ入りますが、[日付]まで不在にしております。お急ぎの場合は、[同僚の名前]（電話番号[電話番号]、メールアドレス[メールアドレス]）までご連絡ください。それ以外の場合は、戻り次第こちらから折り返しお電話いたします。」
10. 長期休暇 — 復帰日未定
「[会社名]の[あなたの名前]です。現在、長期休暇をいただいており、お電話に出ることができません。休暇中は、[同僚の名前]（電話番号[番号]）までご連絡いただけますようお願いいたします。ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
祝日の留守番電話メッセージ文例
祝日のメッセージには、驚くほどよくある欠点があります。それは、休業を知らせるだけで、いつ営業を再開するのかを伝えていないことです。「祝日のため休業しております」と聞いても、電話をかけてきた人は明日かけ直すべきか、来週かけ直すべきかわかりません。必ず、具体的な営業再開日時を入れましょう。注文や緊急のサービスリクエストを扱うビジネスの場合は、ウェブサイト、メール、直通電話などの代替手段を追加して、待てない発信者が連絡できる先を用意しましょう。トーンはブランドイメージと一貫させ、祝日のメッセージが通常のメッセージより著しく丁寧である必要はありません。
11. 一般的な祝日休業
「[会社名]にお電話いただきありがとうございます。誠に勝手ながら、[祝日名]のため休業しております。営業は[日付]の[時刻]より再開いたします。お名前とお電話番号をお残しいただければ、営業再開後に折り返しご連絡いたします。」
12. クリスマス/年末年始の長期休業
「[会社名]にお電話いただきありがとうございます。誠に勝手ながら、[12月24日]から[1月2日]まで年末年始休業とさせていただきます。新年は[1月3日]より営業を開始いたします。お名前とお電話番号をお残しいただければ、年始に折り返しご連絡いたします。」
13. 祝日（オンラインへの誘導付き）
「[会社名]にお電話いただきありがとうございます。[祝日]のため休業しており、[日付]より営業を再開いたします。ご注文状況の確認、配送状況の追跡、返品手続きについては、[ウェブサイト]をご覧ください。お電話につきましては、[日付]より順次折り返しご連絡いたします。」
プロフェッショナルおよび営業向けの留守番電話メッセージ文例
営業担当者や専門家のメッセージは、一般的なビジネスメッセージよりも重みがあります。多くの場合、これは見込み客があなたと初めて接触する機会であり、彼らはメッセージを残す価値があるかどうかを瞬時に判断します。「申し訳ありません、電話に出られませんでした」と謝ったり、「クライアントと一緒です」と忙しさを説明したりしたくなる気持ちはわかりますが、逆効果です。実際に信頼を築くのは、あなたが自分の価値を理解し、相手の時間を尊重し、目的を持って対応することを示すメッセージです。ここでは他のどの場面よりも具体性が重要になります。
14. 営業担当者 — 価値提案を前面に
「こんにちは。[会社名]の[あなたの名前]です。弊社は[ターゲット顧客タイプ]が[特定の結果を達成する]お手伝いをしています。ただいまクライアントと対応中ですが、すべてのお電話に[2時間以内/本日中]に折り返しご連絡いたします。お名前とご都合のよい時間帯をお知らせください。」
15. コンサルタント — 成果重視
「こんにちは。[あなたの名前]です。私は[クライアントのタイプ]が[特定の成果]を達成するためのお手伝いをしています。ただいま席を外しておりますが、メッセージは1日に2回確認しております。お名前、お電話番号、ご希望の用件をお知らせください。[本日中/明日の午前中]までに折り返しご連絡いたします。」
16. 仲介業者または代理店
「[仲介業者名/代理店名]の[あなたの名前]です。クライアントと対応中の場合がございますが、すべてのお電話に本日中に折り返すようにしております。お名前とお電話番号をお残しいただければ、こちらからご連絡いたします。」
17. 初回連絡後のフォローアップ
「[会社名]の[あなたの名前]です。[製品/サービス/お問い合わせ]について最近ご連絡いただいた場合は、メッセージを拝見いたしました。[日付または時刻]までにご連絡いたします。それ以外の方は、ご用件をお残しください。後ほどご連絡いたします。」
業界別の留守番電話メッセージ文例
一般的な文例はほとんどの状況で機能します。しかし、信頼性が重視される状況では、業界に特化した文例の方が効果的です。なぜなら、その業界に適した用語や情報を使うことで、まだ話してもいないうちから相手の状況を理解していることを示せるからです。時間外に電話をかけてくる医療患者は、緊急時の選択肢があるかを知る必要があります。法律事務所に電話をかける人は、機密情報を残してはいけないことを知る必要があります。不動産の見込み客は、あなたが迅速に対応することを知る必要があります。こうしたニュアンスは重要であり、一般的な文例ではこれらすべてが抜け落ちてしまいます。
医療機関および歯科医院
医療機関や歯科医院のメッセージには、譲れない要素があります。それは、緊急時の明確な案内です。時間外や休診日のメッセージでは、何よりもまず、緊急の場合は救急車を呼ぶか、当番医に連絡するよう案内する必要があります。それに加えて、医療機関のメッセージで最も役立つのは、発信者に何を残すべきか（生年月日、要件など）を正確に伝えることです。そうすることで、スタッフは折り返す前に準備ができます。
18. 一般的な医療機関
「[医院名]です。ただいま診療時間外です。救急の場合は、救急車を呼ぶか、最寄りの救急外来を受診してください。ご予約や処方箋の再発行については、診療時間内（[月曜日から金曜日、午前8時から午後5時]）におかけ直しください。」
19. 歯科医院 — 時間外
「[歯科医院名]にお電話いただきありがとうございます。ただいま診療時間外です。診療時間は[月曜日から木曜日の8時から5時、金曜日の8時から1時]です。歯の緊急事態の場合は、[緊急連絡先]までお電話ください。それ以外の場合は、お名前とお電話番号をお残しいただければ、翌営業日に折り返しご連絡いたします。」
20. 専門医 — 予約重視
「こちらは[専門分野]、[医師名]のオフィスです。ご予約またはご予約の変更をご希望の方は、お名前、生年月日、折り返しに最適な電話番号をお知らせください。担当者より1営業日以内に折り返しご連絡いたします。」
法律事務所
法律事務所のメッセージには、他のほとんどの業界にはない要素が1つ必要です。それは、メッセージに機密情報を残さないようにという明確な注意書きです。留守番電話は安全な通信手段ではなく、ほとんどの法域における専門的責任基準では、弁護士が見込み客にその旨を伝えることが義務付けられています。それに加えて、メッセージでは関連する場合、業務分野を確認すべきです。これにより、電話をかけてきた人が適切な種類の事務所に連絡したという安心感を与え、折り返しの電話でのやり取りを減らすことができます。
21. 一般的な法律事務所
「お電話ありがとうございます。[法律事務所名]です。ただいま電話に出ることができません。お名前、電話番号、ご用件の簡単な説明をお残しください。1営業日以内に弁護士より折り返しご連絡いたします。このメッセージに機密情報を残さないようお願いいたします。」
22. 個人弁護士 — 時間外
「[弁護士名]です。営業時間は[月曜日から金曜日の9時から6時まで]です。ただいま席を外しております。緊急の法的案件については、お名前と電話番号とともに詳細なメッセージをお残しください。メッセージは毎晩確認し、翌朝折り返しご連絡いたします。」
不動産業
不動産業のメッセージでは、業界のペースの問題に対応する必要があります。見込み客はすぐに離れてしまい、具体的で確実な折り返しの約束を聞けない発信者は、次のエージェントに移ってしまいます。最も効果的な不動産業のメッセージは、2つのことを行います。1つは、電話をかけてきた人に、対応の良い担当者に連絡がついたと安心させること、もう1つは、折り返しの電話で準備ができるように、具体的な情報（物件、地域、価格帯）を尋ねることです。
23. エージェント — 接客中
「こんにちは、[不動産会社名]の[あなたの名前]です。ただいま接客中ですが、すべてのお電話に2時間以内に折り返しご連絡いたします。お名前、電話番号、ご興味のある物件や地域をお知らせください。すぐに折り返しご連絡いたします。」
24. 物件管理事務所
「[物件管理会社名]にお電話いただきありがとうございます。緊急のメンテナンスについては、[緊急メンテナンスライン]までお電話ください。その他のお問い合わせについては、お名前、物件の住所、電話番号をお残しください。翌営業日に担当者より折り返しご連絡いたします。」
小売・Eコマース
小売業のメッセージは、電話がかかってくる時間帯によって目的が異なります。営業時間中の不在着信は、通常、チームが忙しいことを意味します。営業時間を伝え、当日中に折り返すことを約束しましょう。営業時間外やピーク時には、発信者は電話なしで処理できる取引上のニーズ（注文状況、返品など）を抱えていることがよくあります。ウェブサイトやメールに誘導することは、ぞんざいな対応ではなく、多くの場合、発信者にとってより迅速であり、同時にあなたの電話の量を減らすことにもなります。
25. 小売店 — 営業時間案内付き
「[店舗名]にお電話いただきありがとうございます。営業時間は[月曜日から土曜日の午前10時から午後7時まで、日曜日は午前11時から午後6時まで]です。お名前と電話番号をお残しいただければ、当日中に折り返しご連絡いたします。」
26. オンライン注文または返品の誘導
「[会社名]にお電話いただきありがとうございます。ご注文状況、追跡、返品については、[ウェブサイト]にアクセスいただくか、[メールアドレス]にメールをお送りいただくと最も早く対応できます。担当者との通話をご希望の場合は、お名前、注文番号、折り返し先の電話番号をお残しください。1営業日以内に折り返しご連絡いたします。」
部署・チーム回線用の留守番電話メッセージ文例
部署回線には、個人のメッセージに比べて構造的な利点があります。発信者はすでに自分で選択しているのです。請求のために2番を押したり、サポートの番号に直接電話をかけたりしているため、自分が何を必要としているかを知っています。メッセージの役割は、彼らが正しい場所にいることを確認し、最初に適切な情報を収集することです。請求部門は口座番号を尋ねるべきです。サポートラインは問題の説明を求めるべきです。これを正しく行うことで、折り返しの電話を、20分かけてアカウントを調べるのではなく、文脈を理解した上で始めることができます。
27. 営業／新規お問い合わせ
「[会社名]の営業チームです。お名前、会社名、ご用件をお残しください。1営業日以内に営業担当者より折り返しご連絡いたします。既存のお客様は、[直通番号]までお電話ください。」
28. カスタマーサポート
「[会社名]カスタマーサポートにお電話いただきありがとうございます。ただいま他のお客様の対応をしております。お名前、お持ちであればアカウント番号、問題の簡単な説明をお残しください。1営業日以内にサポート担当者より折り返しご連絡いたします。」
29. 請求／経理
「[会社名]の請求部門です。お名前、アカウント番号、お問い合わせ内容をお残しください。1営業日以内に請求担当者より折り返しご連絡いたします。お急ぎのご質問は、[請求部門のメールアドレス]までメールでお問い合わせいただくことも可能です。」
短い留守番電話メッセージ文例（15秒以内）
短いメッセージは劣ったメッセージではありません。適切な状況では、より優れたメッセージとなります。発信者がすでにあなたのことを知っている場合、ビジネス上の関係が確立されている場合、あるいは簡潔さ自体が業界での自信を示す場合、要点を押さえた10秒のメッセージは、長いメッセージよりも常に優れています。短いメッセージのリスクは、名前、会社名、折り返しの期待といった重要な要素を省略してしまうことなので、余分な部分を省きつつも、核となる情報は伝える必要があります。
30. ビジネス回線 — 直通
「[会社名]の[あなたの名前]です。お名前と電話番号をお知らせください。折り返しご連絡いたします。」
32. 個人事業主
「[あなたの名前]です。お名前と電話番号をお知らせください。1営業日以内に折り返しご連絡いたします。」
33. テキストメッセージへの誘導
「こんにちは、[あなたの名前]です。テキストメッセージの方が早く返信できます。この番号にメッセージをお送りいただければ、すぐにご連絡いたします。」
34. 即時折り返し
「[あなたの名前]です。ただいま電話に出ることができません。お電話番号をお知らせいただければ、すぐに折り返しご連絡いたします。」
どんなスクリプトもプロ品質の録音に変える方法
スクリプトは準備できましたね。ここからは2つの選択肢があります。
選択肢1 — 自分で録音する
- 静かな部屋を見つける — 服でいっぱいのクローゼットは、ほとんどの専用スペースよりも反響を吸収します
- 録音前にスクリプトの時間を計る — 20秒未満を目指しましょう
- 2〜3回録音し、最も洗練されたものではなく、最も自然に聞こえるものを選ぶ
選択肢2 — AI留守番電話メッセージジェネレーターを使用する
自分で録音したくない場合は、このページのスクリプトをAI留守番電話メッセージジェネレーターに貼り付けてください。このツールは、テキストを数秒でプロ品質のMP3に変換します。マイクも、撮り直しも、静かな部屋も必要ありません。Solveaの無料留守番電話メッセージジェネレーターでは、カスタムスクリプトを貼り付けたり、不動産、歯科、法律、メディカルスパ、小売業向けの組み込みテンプレートを使用したりできます。出力はMP3で、iPhone、Android、RingCentral、Zoom Phone、およびほとんどのVoIPシステムと互換性があります。最初の3回はサインアップ不要です。
仕組みをご覧ください：
まとめ
適切な留守番電話メッセージは、あなたの状況に特化したものです。名前を名乗り、いつ返信が期待できるかを伝え、最初に必要な情報を尋ねます。状況に合ったスクリプトをコピーし、括弧内を埋め、状況が変わるたびに更新してください。自分で録音したくない場合は、ジェネレーターを使えばどんなスクリプトも3分以内にプロ品質のMP3に変換できます。
AI受付を数分で稼働。
眠らないAIでフロントデスクを拡張しましょう。Solveaは複数チャネルの問い合わせに対応し、予約を自動でカレンダーに登録し、24時間機会損失を防ぎます。
よくある質問
ビジネスに最適な留守番電話メッセージは何ですか？
最適なビジネス用留守番電話メッセージは、一般的なテンプレートではなく、あなたの特定の状況に合ったものです。名前と会社名を述べ、不在の理由を簡潔に説明し、具体的な折り返し時期を伝え、発信者に何を残すべきかを正確に伝えます。業界に合わせて調整し、営業時間や対応可能時間が変わるたびに更新してください。
プロフェッショナルな留守番電話メッセージを作成するにはどうすればよいですか？
まず名前と会社名を名乗ります。不在であることを伝えます。謝罪は不要です。具体的な返信時間（「本日中」や「1営業日以内」など）を伝えます。発信者に残してほしい情報を正確に伝えます。緊急の場合は別の連絡先を伝えて締めくくります。全体で60〜80語程度を目指しましょう。
留守番電話メッセージで言うべきでないことは何ですか？
「お電話ありがとうございます。あなた様からのご連絡は弊社にとって非常に重要です」といった表現は避けてください。使い古されて意味をなさなくなっています。電話に出られなかったことを謝罪する必要はありません。「都合がつき次第、折り返しお電話します」のような曖昧な表現もやめましょう。名前を名乗らない、または一般的なメッセージは絶対に避けてください。発信者は正しい相手に電話をかけたか確認する必要があります。
留守番電話メッセージの長さはどのくらいが適切ですか？
10秒から30秒の間で、20秒程度が理想的です。自然な会話のペースで約60〜80語に相当し、名前、会社名、対応可能時間、返信時期、残してほしい情報を伝えるのに十分な長さです。これより長いと、発信音が鳴る前に電話を切られてしまう可能性があります。
AIツールを使って留守番電話メッセージを録音できますか？
はい。AI留守番電話メッセージジェネレーターを使えば、スクリプトを貼り付け、音声を選択し、プロ品質のMP3をダウンロードできます。録音機材は不要です。Solveaの無料ジェネレーターは、iPhone、Android、RingCentral、Zoom Phone、およびほとんどのVoIPシステムで動作します。最初の3回の生成はサインアップ不要です。
