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KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang: Telefon, E-Mail, WhatsApp, LINE und Live-Chat

Geschrieben vonSolvea Team
Zuletzt aktualisiert: July 8, 2026Von Experten geprüft

Ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang gibt einem kleinen Serviceteam einen einzigen Ort, an dem es sehen kann, was Kunden gefragt haben, was die KI geantwortet hat, was noch eine Person erfordert und über welchen Kanal die Nachverfolgung erfolgen sollte. Das ist wichtig, wenn derselbe Kunde von einer Baustelle anrufen, ein Foto per E-Mail senden, nach Feierabend eine WhatsApp-Nachricht schicken und am nächsten Morgen den Live-Chat von der Website aus öffnen kann.

Ohne einen einzigen Datensatz muss die Rezeption die Geschichte aus separaten Anrufprotokollen, E-Mail-Verläufen, Chat-Transkripten und Messaging-Apps rekonstruieren. Der Kunde wiederholt dieselben Details. Das Team verpasst die Übergabe. Die nächste Person antwortet ohne Kontext.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie einen Workflow für einen KI-Rezeptionisten mit zentralem Posteingang für Telefon, E-Mail, WhatsApp, LINE und Live-Chat planen: was jeder Kanal erstellen sollte, welche Felder dem Kunden in das Ticket folgen sollten und wann die KI das Gespräch an einen Menschen weiterleiten sollte.

Kurze Antwort: Was ist ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang?

Ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang ist ein KI-gestützter Workflow für die Rezeption, der Kunden über mehrere Kanäle hinweg antwortet, jede Interaktion in einen überprüfbaren Gesprächsdatensatz oder ein Ticket umwandelt und den Kundenkontext für die Nachverfolgung durch Mitarbeiter verfügbar hält.

Für Solvea beschreibt die aktuelle Omnichannel-Posteingangsseite, wie Telefon, SMS, E-Mail, WhatsApp, LINE und Live-Chat an einem Ort landen, mit KI-Triage, vollständigem Kundenkontext und menschlicher Übergabe. Die Posteingangsdokumentation beschreibt Tickets auch als strukturierte Datensätze mit Gesprächsverlauf, Bearbeitungsprozess und Endergebnis. Zusammengefasst ist das praktische Ziel einfach: Jeder Kanal sollte eine klare nächste Aktion erzeugen anstatt einer weiteren unzusammenhängenden Nachricht.

KundenkanalWas der KI-Rezeptionist erfassen sollteWas das Team im Posteingang sehen sollte
TelefonAnruferabsicht, Kontaktdaten, Zusammenfassung, Transkript, Aufzeichnung (falls verfügbar), DringlichkeitEin Anrufticket mit nächstem Schritt, zuständiger Person, Status und Übergabegrund
E-MailAbsender, Betreff, Kundenanfrage, Anhänge oder Richtlinienkontext, AntwortstatusEin zusammengeführtes oder neues Ticket mit dem Gesprächsverlauf und der empfohlenen Aktion
WhatsAppKundenidentität, Nachrichtenverlauf, angeforderter Service, bevorzugte NachverfolgungEin Messaging-Ticket, das mit derselben Kunden-Zeitleiste verknüpft ist
LINEKundenidentität, Nachrichtenverlauf, Serviceanfrage, Regions- oder Sprachkontext (falls relevant)Ein Messaging-Ticket, das Mitarbeiter ohne Werkzeugwechsel weiterbearbeiten können
Live-ChatSeitenkontext, Besucherfrage, Lead- oder Support-Absicht, von der KI gegebene AntwortEin Chat-Ticket oder Gesprächsdatensatz mit Kundenkontext

Der entscheidende Begriff ist „eine Kunden-Zeitleiste“. Ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang ist nicht nur ein Dashboard. Es ist die Arbeitsregel, dass sich der Kanal ändert, aber der Kundendatensatz zusammenbleibt.

Warum getrennte Kanäle die Nachverfolgung unterbrechen

Die meisten Dienstleistungsunternehmen fügen Kanäle einzeln hinzu. Zuerst kommt eine Telefonleitung. Dann ein Website-Chat-Widget. Dann E-Mail. Dann WhatsApp oder LINE, weil Kunden danach fragen. Jede Ergänzung fühlt sich nützlich an, bis das Team alle auf einmal verwalten muss.

Das Problem ist nicht nur das Volumen. Es ist der Kontextverlust:

Fragmentierter WorkflowWas schiefgeht
Anrufe bleiben in einer Telefon-AppMitarbeiter können einen verpassten Anruf sehen, aber nicht die zugehörige E-Mail- oder Chat-Nachverfolgung
E-Mails liegen in einem geteilten PostfachDas Team weiß möglicherweise nicht, dass der Anrufer bereits mit der KI gesprochen hat
WhatsApp und LINE werden separat geprüftDringende Nachrichten können hinter Routinefragen warten
Live-Chat befindet sich in einem Website-WidgetProdukt-, Buchungs- oder Aufnahmefragen sind nicht immer mit dem Kundenprofil verknüpft
Übergaben erfolgen mündlichDie nächste Person muss den Kunden bitten, dieselbe Geschichte zu wiederholen

Ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang sollte diese Lücken schließen, indem er die Anfrage, die KI-Antwort, den ursprünglichen Kanal und den Grund, warum eine Person eingreifen muss, bewahrt.

Die Feldzuordnung: Was sollte vom Gespräch ins Ticket übernommen werden

Beginnen Sie mit einer Feldzuordnung, bevor Sie Skripte schreiben. Die Feldzuordnung teilt dem KI-Rezeptionisten mit, was er erfassen soll, und dem Team, worauf es sich später verlassen kann.

FeldWarum es wichtig istAnwendungsbeispiel
KundennameHilft Mitarbeitern, die Person korrekt anzusprechen„Maria Chen“
Telefonnummer oder E-MailGibt dem Team einen zuverlässigen Weg zur NachverfolgungRückruf, Bestätigung, Angebot, Eingangsbestätigung
KanalZeigt, wo die Anfrage begannTelefon, E-Mail, WhatsApp, LINE oder Live-Chat
AnfragetypTrennt Buchungen, Support, Vertrieb, Abrechnung und RichtlinienfragenTerminbuchung, Bestellstatus, Angebotsanfrage
DringlichkeitHilft bei der Weiterleitung von Anfragen für denselben Tag und mit hohem RisikoNotfallreparatur, Termin am selben Tag, verärgerter Kunde
Gegebene KI-AntwortLässt Mitarbeiter sehen, was dem Kunden mitgeteilt wurdeVerfügbarkeit mitgeteilt, Richtlinie erklärt, Bestellstatus beantwortet
Fehlende InformationenVerhindert unvollständige ÜbergabenKeine Adresse, keine Bestellnummer, unklares Servicedatum
Grund für die ÜbergabeErklärt, warum die KI angehalten hatBenötigt menschliche Genehmigung, Richtlinienausnahme, keine passenden Daten
ZuständigerMacht die Nachverfolgung nachvollziehbarEmpfang, Manager, Techniker, Vertrieb
StatusHält die Warteschlange übersichtlichNeu, wartet auf Kunde, muss überprüft werden, erledigt
QuelldatensatzErmöglicht Mitarbeitern die Überprüfung der InteraktionTranskript, Zusammenfassung, Aufzeichnung, E-Mail-Verlauf, Chat-Verlauf

Dies ist die Steuerungsebene für einen KI-Rezeptionisten mit zentralem Posteingang. Wenn ein Feld nicht hilft, die Anfrage zu beantworten, weiterzuleiten oder zu überprüfen, lassen Sie es weg. Wenn ein Feld benötigt wird, damit eine Person handeln kann, erfassen Sie es vor der Übergabe.

Kanalregeln für Telefon, E-Mail, WhatsApp, LINE und Live-Chat

Jeder Kanal benötigt sein eigenes Verhalten, aber alle sollten in derselben Posteingangslogik enden.

Telefon

Telefonanrufe haben eine hohe Absicht und einen hohen Kontext. Ein Anrufer benötigt möglicherweise einen Termin, ein Angebot, eine Notfallantwort, eine Erklärung der Richtlinien oder einen Rückruf von einem Mitarbeiter. Die öffentliche Website und die Desk-Seite von Solvea unterstützen Telefonanrufe, Zusammenfassungen, Transkripte, Aufzeichnungen, nächste Schritte und die Nachverfolgung im gemeinsamen Posteingang.

Für das Telefon sollte ein KI-Rezeptionist mit zentralem Posteingang:

  1. Die Anfrage des Anrufers identifizieren.
  2. Nur nach den Feldern fragen, die zur Lösung oder Weiterleitung benötigt werden.
  3. Antworten aus genehmigtem Geschäftswissen geben, wenn die Antwort sicher ist.
  4. Einen klaren Anrufdatensatz mit Zusammenfassung, Transkript- oder Aufzeichnungskontext (sofern verfügbar), nächstem Schritt und zuständiger Person erstellen.
  5. Eskalieren, wenn die Anfrage eine Beurteilung, Genehmigung, Zahlungsabwicklung oder eine sensible Entscheidung erfordert.

Die wichtige Regel ist, dass ein Telefonanruf nicht nur als Notiz über einen verpassten Anruf enden sollte. Er sollte zu einer Nachverfolgungsaufgabe werden, die das Team überblicken kann.

E-Mail

E-Mail ist langsamer, aber detailreich. Kunden verwenden sie für Fotos, Anhänge, längere Erklärungen, Angebote, Rechnungen und Nachverfolgungs-Threads. In der Bereitstellungsdokumentation von Solvea heißt es, dass der Agent Kunden-E-Mails automatisch lesen und beantworten kann, und die Posteingangsdokumentation erklärt, wie qualifizierende E-Mails im selben Ticket zusammengeführt werden können.

Für E-Mails sollte ein KI-Rezeptionist mit zentralem Posteingang:

  1. Den Anfragetyp klassifizieren.
  2. Prüfen, ob die E-Mail zu einem bestehenden Ticket gehört.
  3. Wo angebracht, genehmigte Routineantworten entwerfen oder senden.
  4. Den Betreff, Absender und Thread-Kontext beibehalten.
  5. Anhänge oder Ausnahmen an eine Person weiterleiten.

Behandeln Sie E-Mails nicht als separate Warteschlange, wenn der Kunde bereits angerufen hat. Die E-Mail sollte Kontext zur selben Kundengeschichte hinzufügen, wann immer die Zusammenführungsregeln dies unterstützen.

WhatsApp

WhatsApp wird oft für schnelle Kundenfragen, Bestätigungen, Fotos und Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten verwendet. Die aktuelle Omnichannel-Posteingangsseite von Solvea enthält WhatsApp in der Liste der Kanäle für den zentralen Posteingang.

Für WhatsApp sollte ein KI-Rezeptionist mit zentralem Posteingang:

  1. Den Nachrichtenverlauf mit der Kundenidentität verknüpft halten.
  2. Die Anfrage im selben Feldformat erfassen, das auch für Telefon und E-Mail verwendet wird.
  3. KI-Triage verwenden, um Routineantworten von der Nachverfolgung durch Mitarbeiter zu trennen.
  4. Den vom Kunden bevorzugten Kanal für die nächste Antwort beibehalten.

Die Übergabe sollte nicht lauten „WhatsApp prüfen“. Sie sollte angeben, was der Kunde benötigt, was bereits beantwortet wurde und wer für den nächsten Schritt zuständig ist.

LINE

LINE ist wichtig, wenn ein Unternehmen Kunden bedient, die es für die Nachrichtenübermittlung bevorzugen. Die aktuelle Omnichannel-Posteingangsseite von Solvea enthält LINE in derselben Liste für den zentralen Posteingang wie Telefon, SMS, E-Mail, WhatsApp und Live-Chat.

Für LINE sollte ein KI-Rezeptionist mit zentralem Posteingang:

  1. Die LINE-Konversation mit derselben Kunden-Zeitleiste verknüpft halten.
  2. Sprach- oder Regionskontext erfassen, wenn er die Nachverfolgung beeinflusst.
  3. Dringende oder richtliniensensible Anfragen mit denselben Zuständigkeits- und Statusregeln weiterleiten, die auch an anderer Stelle verwendet werden.
  4. Mitarbeitern ermöglichen, den Thread fortzusetzen, ohne die vorherige KI-Zusammenfassung zu verlieren.

Behandeln Sie LINE als einen weiteren Kundeneingangspunkt, nicht als einen Nebenschauplatz. Der Posteingang sollte ihn neben dem Rest der Kundenhistorie sichtbar machen.

Live-Chat

Live-Chat ist nützlich, weil er Kontext mitliefert: die Seite, auf der sich der Besucher befindet, die gestellte Frage und ob er wahrscheinlich nach Support, Buchung, Preisen oder Produktinformationen sucht. Die Bereitstellungsübersicht von Solvea unterstützt ein KI-gestütztes Chat-Widget auf einer Website oder in einer App, und die Shopify-Dokumentation unterstützt die Einbettung von Live-Chat in einen Shopify-Shop.

Für den Live-Chat sollte ein KI-Rezeptionist mit zentralem Posteingang:

  1. Beantworten Sie genehmigte Fragen zu FAQs, Produkten, Buchungen oder Support.
  2. Erfassen Sie den Seiten- oder Produktkontext, wenn dies den Mitarbeitern hilft.
  3. Gruppieren Sie Nachrichten zu einem Ticket, wenn die Identitätsregeln des Live-Chats dies unterstützen.
  4. Leiten Sie Übergaben an Vertrieb, Service oder Support mit einer klaren nächsten Aktion weiter.

Der Live-Chat sollte nicht verschwinden, nachdem der Browser geschlossen wurde. Er sollte denselben überprüfbaren Datensatz wie ein Telefon- oder E-Mail-Gespräch erstellen.

Wie die KI-Triage funktionieren sollte

Die KI-Triage ist der Punkt, an dem ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang für einen vielbeschäftigten Betreiber nützlich wird. Die KI sollte nicht einfach alles als „neu“ markieren. Sie sollte auf der Grundlage von Regeln, die das Unternehmen überprüfen kann, klassifizieren, priorisieren und weiterleiten.

Triage-EntscheidungGute RegelSchlechte Regel
Anfragetyp„Buchungsanfrage, Bestellfrage, Kostenvoranschlag, Richtlinienfrage, Beschwerde“„Wichtig“
Dringlichkeit„Termin am selben Tag, Notfall, verärgerter Kunde, Frist erwähnt“„Klingt dringend“ ohne Beweise
Zuständiger„Rechnungsfragen dem Admin zuweisen, Notdienst dem Disponenten, Angebotsanfragen dem Vertrieb“„Jemand sollte nachfassen“
Status„Muss überprüft werden, da keine Bestellnummer gefunden wurde“„Ausstehend“ ohne Erklärung
Übergabegrund„Richtlinienausnahme angefordert“„KI konnte nicht helfen“

Eine gute Triage schafft eine kleine, vertrauenswürdige Warteschlange. Das Team sollte in der Lage sein, nach Zuständigem, Status, Kanal, Dringlichkeit und Übergabegrund zu filtern, ohne jeden Anruf anzuhören oder jede Nachricht von Grund auf neu zu lesen.

Übergaberegeln: Wann die KI aufhören sollte

Ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang sollte hilfreich sein, aber auch seine Grenzen kennen. Definieren Sie diese vor dem Start:

ÜbergabeauslöserKI-AntwortMitarbeiter erhalten
Kunde bittet um eine RichtlinienausnahmeErklären, dass das Team es überprüfen wirdAnfrage, erwähnte Richtlinie, Kundendetails, Transkript
Kunde ist wütend oder verwirrtBestätigen und weiterleitenZusammenfassung, Tonfallkontext, gewünschte Lösung
Die KI kann die erforderlichen Daten nicht findenEinmal fragen, dann ein Überprüfungsticket erstellenFehlendes Feld, vom Kunden bereitgestellte Details
Zahlung, Rückerstattung oder Kontoänderung wird angefordertDie Anfrage erfassen und anhaltenAngeforderte Aktion, Kundenidentität, Dringlichkeit
Buchungskonflikt tritt aufAnbieten, weiterzuleiten oder Alternativen zu sammelnBevorzugte Zeiten, Dienstleistung, Kundenkontakt
Produkt- oder Dienstleistungsantwort ist nicht im genehmigten Wissen enthaltenSagen, dass das Team es bestätigen wirdFrage, versuchte Antwortquelle, Wissenslücke
Rechtliche, medizinische, finanzielle oder regulierte Beratung wird angefordertNur genehmigte Weiterleitungssprache bereitstellenEskalationsgrund und Kanal

Das Übergabeskript kann einfach sein:

Ich habe die Details und sende diese zur Überprüfung an das Team. Sie müssen die Anfrage nicht wiederholen; ich füge die Gesprächszusammenfassung, Ihre Kontaktdaten und den Grund, warum dies eine Person erfordert, bei.

Dieser Satz ist das Versprechen, das ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang halten muss.

Beispiel-Workflow: Von der ersten Nachricht bis zur Nachverfolgung durch Mitarbeiter

Hier ist eine praktische Abfolge für ein Dienstleistungsunternehmen:

  1. Ein Kunde ruft außerhalb der Geschäftszeiten an und bittet um einen Termin am selben Tag.
  2. Der KI-Rezeptionist fragt nach der Dienstleistung, dem Ort, der bevorzugten Zeit und der Rückrufnummer.
  3. Wenn Google Kalender verbunden und autorisiert ist, kann der Agent die Verfügbarkeit prüfen, bevor er eine Buchung bestätigt oder die Anfrage weiterleitet.
  4. Die KI erstellt ein Telefonticket mit der Anrufzusammenfassung, dem Transkriptkontext, dem nächsten Schritt, dem Zuständigen und dem Status.
  5. Der Kunde sendet später eine WhatsApp- oder LINE-Nachricht mit einem zusätzlichen Detail.
  6. Der zentrale Posteingang zeigt die neue Nachricht neben der bestehenden Kundenchronik an.
  7. Mitarbeiter öffnen das Ticket, sehen, was die KI erfasst hat, und antworten auf dem vom Kunden bevorzugten Kanal.

Für den E-Commerce- oder Einzelhandelssupport kann dasselbe Muster Shopify einbeziehen. Die Shopify-Dokumentation von Solvea unterstützt Live-Chat, die Synchronisierung von Produktwissen und den Abruf von Bestellinformationen nach Bestellnummer, sobald Shopify integriert ist. Der Punkt ist derselbe: Die KI kann Routinefragen beantworten, während der Posteingang den Datensatz für Mitarbeiter bereithält, wenn ein Urteilsvermögen erforderlich ist.

Einrichtungs-Checkliste

Verwenden Sie diese Checkliste, bevor Sie echte Kundengespräche an einen KI-Rezeptionisten für den zentralen Posteingang weiterleiten:

SchrittWas zu entscheiden ist
KanalumfangWelche Kanäle zuerst live gehen: Telefon, E-Mail, WhatsApp, LINE, Live-Chat oder SMS
TicketfelderWelche Felder jeder Kanal erfassen muss
WissensquellenWelche FAQs, Richtlinien, Dienstleistungsmenüs, Produktdaten und Buchungsregeln die KI verwenden darf
Tool-BerechtigungenOb Google Calendar, Google Sheets, Shopify oder andere Tools autorisiert sind
ÜbergabeauslöserWelche Anfragen immer an eine Person gehen müssen
ZuständigeWer Vertriebs-, Buchungs-, Support-, Rechnungs- und Beschwerdetickets erhält
StatusmodellWie die Arbeit von neu zu wartend, in Überprüfung, eskaliert oder gelöst wechselt
KundenpräferenzWelchen Kanal der Kunde für die Nachverfolgung wünscht
QS-FälleWelche Testgespräche beweisen, dass der Workflow funktioniert
MessungWie Sie Reaktionszeit, verpasste Nachrichten, Übergabegründe und gelöste Tickets überprüfen werden

Führen Sie nicht alle Kanäle auf einmal ein, wenn das Team die Ergebnisse nicht überprüfen kann. Beginnen Sie mit dem meistgenutzten Kanal plus einem digitalen Follow-up-Kanal und fügen Sie weitere hinzu, sobald die Feldzuordnung und die Übergaberegeln vertrauenswürdig sind.

Zu testende QS-Szenarien

Führen Sie diese Tests durch, bevor Sie sich auf den Workflow verlassen:

SzenarioErwartetes Ergebnis
Kunde ruft an und sendet dann weitere Details per E-MailDer Posteingang hält die Kundenhistorie sichtbar, anstatt Verwirrung zu stiften
Kunde beginnt im Live-Chat und bittet um einen RückrufDas Chat-Protokoll enthält Kontaktdaten, Anfragetyp und Rückrufgrund
Kunde sendet eine WhatsApp- oder LINE-Nachricht außerhalb der GeschäftszeitenDie Anfrage wird triagiert und mit einem klaren Status zugewiesen
Kunde bittet um eine Ausnahme von den RichtlinienDie KI erfasst die Anfrage und leitet sie an Mitarbeiter weiter
Kunde stellt eine Frage außerhalb der WissensdatenbankDie KI rät nicht; sie erstellt eine Übergabe wegen einer Wissenslücke
Mitarbeiter öffnet das Ticket am nächsten MorgenDer Bearbeiter kann Kanal, Zusammenfassung, Transkript oder Nachrichtenverlauf, Dringlichkeit und nächsten Schritt sehen
Ein wiederkehrender Kunde kontaktiert das Unternehmen über einen anderen KanalDas Team kann den Kontext früherer Interaktionen sehen, sofern die Kundenzeitleiste dies unterstützt

Ein KI-Rezeptionist für den zentralen Posteingang ist einsatzbereit, wenn die Mitarbeiter dem Datensatz vertrauen können, nicht nur der KI-Antwort.

Was gemessen werden sollte

Messen Sie den Workflow auf Posteingangsebene:

MetrikWarum sie wichtig ist
Neue Konversationen nach KanalZeigt, wo Kunden Sie tatsächlich erreichen
Von der KI gelöste KonversationenZeigt, welche Routineanfragen ohne Mitarbeiter bearbeitet werden
Übergaberate nach GrundZeigt, wo Skripte, Wissen oder Richtlinien überarbeitet werden müssen
Zeit bis zur Zuweisung an den BearbeiterZeigt, ob der Posteingang schnell genug weiterleitet
Zeit bis zur ersten menschlichen AntwortZeigt, ob dringende Übergaben bearbeitet werden
Wiedereröffnete TicketsZeigt, ob die erste Antwort oder Übergabe unvollständig war
WissenslückenZeigt, was zu FAQs, Servicemenüs, Produktdaten oder Richtlinien hinzugefügt werden sollte
KanalpräferenzZeigt, wo Kunden die Nachverfolgung wünschen

Überprüfen Sie diese Metriken nach Kanal. Wenn WhatsApp viele Übergaben erstellt, weil der KI Richtlinienwissen fehlt, korrigieren Sie die Wissensquelle. Wenn Telefonanrufe zu viele Tickets mit „fehlenden Informationen“ erstellen, ändern Sie das Anrufskript. Wenn der Live-Chat starke Leads generiert, aber kein Bearbeiter zugewiesen wird, passen Sie das Routing an.

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Skalieren Sie Ihren Empfang mit einer KI, die nie schläft. Solvea bearbeitet unbegrenzte Anfragen über mehrere Kanäle, bucht Termine automatisch in Ihren Kalender und verhindert rund um die Uhr verpasste Chancen.

Jeden Kanal in Solvea integrieren

Der Wert eines KI-Rezeptionisten für den zentralen Posteingang liegt nicht darin, dass jede Konversation automatisiert wird. Der Wert liegt darin, dass jede Konversation sichtbar, strukturiert und einfacher zu übergeben wird.

Solvea bündelt Telefon, E-Mail, WhatsApp, LINE, Live-Chat und verwandte Tools in einem einzigen KI-Rezeptionisten-Workflow, damit Serviceteams schneller antworten können, ohne Kunden zu bitten, sich zu wiederholen. Beginnen Sie mit der aktuellen Bereitstellungsübersicht, lesen Sie die Posteingangsdokumentation, verbinden Sie die Tools, die Ihr Team bereits verwendet, und vergleichen Sie die aktuellen Pakete auf der Preisseite, wenn Sie bereit sind, jeden Kanal in Solvea zu integrieren.

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